Office pod rendgenom

Kada se piše program za veliko tržište poslovnih sistema, mora postojati mogućnost podešavanja njegovog rada po potrebi ili želji korisnika. Poželjno je da u svakom paketu programa koji rade sa istim jezgrom postoji zajednički alat za kontrolu ponašanja programa. Kada je reč o softverskom paketu milionskog tiraža, kakav je Microsoft Office 2000, imamo pravo da očekujemo skup dobrih alata namenjenih upravljanju svim detaljima svih programa. Takav skup alata postoji - njegovo ime je Microsoft Office 2000 Resource Kit (ORK).

Svrha ORK-a je obezbeđenje kompletnih informacija potrebnih za otkrivanje strukture Office-a i regulisanje ponašanja sadržaja paketa, počev od procedure instalacije, preko podrazumevanih opcija programa, do kontrole rada korisnika sprečavanjem ili promenom ponašanja nekih funkcija. Priložen je i dobro dokumentovani skup alata kojima se ta kontrola postiže. Ako imate potrebe da precizno upravljate radom informacionog sistema u kome funkcioniše i Microsoft Office, ORK vam je preko potreban.

Sadržaj

ORK se distribuira u dva oblika. Možete, pre svega, kupiti knjigu sa pratećim CD-om, što čini upotrebu udobnijom - knjiga je obimna i dobro koncipirana. Osim toga, ORK postoji i u HTML obliku na CD-u, ali sadržaj nije spakovan u indeksiranu CHM datoteku, pa je jedini oblik pretraživanja sadržaja sveden na skrolovanje po indeksu koji sadrži linkove ka pojmovima. Drugi deo sadržaja čini Toolbox, skup programa posebne namene, šablona za podešavanje i datoteka (mahom Excel tabela) sa pregledom mnogih detalja strukture Office-a.

Pregled sadržaja

Drugi oblik korišćenja ORK-a je interaktivni i svodi se na posetu Web sajtu Microsoft-a. Sam sadržaj je organizovan kao i dokumentacija na CD-u, uz opasku da je moguće da se tekst ponekad ažurira. Pošto kod nas, nažalost, još uvek ne postoji navika profesionalaca da kupuju literaturu, proizilazi da je najlakše usmeriti browser na www.microsoft.com/office/ork/2000/default.htm i početi čitanje odatle.

Toolbox je organizovan kao download zona, a svi programi i dokumenti su slobodni za preuzimanje i besplatni za korišćenje. Čak se i vlasnicima CD verzije ORK koji koriste ove alate preporučuje da ponekad posete ORK Toolbox na Web-u, budući da se ova lista ažurira novim verzijama programa i dodatnim sadržajima šireg opsega. Na primer, ovde se nalaze razne ispravke programa, Service Pack instalacije i aktuelni dokumenti.

O strukturi i pokretanju Office-a

Svaki administrator informacionog sistema trebalo bi da poznaje hardverske i softverske zahteve Office programa, ponašanje programa na desktop sistemu i u mrežnom okruženju, mogućnosti programa... Tekst knjige upravo počinje ovom raspravom: nabrojani su preduslovi za instalaciju svake varijacije paketa, tehnički objašnjeni postupci mrežne instalacije, opisane razlike u odnosu na prethodne verzije Office-a itd.

Windows Installer je prvi put stigao na tržište baš u okviru Office-a 2000, pa su u RSK-u vrlo dobro opisane njegove mogućnosti. Podaci i instrukcije potrebne za instalaciju paketa nalaze se u Windows installer package datoteci (tip MSI), a postoji mogućnost da se napiše i transform skript (tip MST), u kome se definišu opšti i posebni parametri konkretne instalacije. U tom skriptu se, primera radi, navodi ime korisnika i firme, biraju opcione komponente i tome slično. Može se ići do detalja kao što je preuređenje stavki menija i toolbar-ova, pa čak i "zasiviti" pojedine stavke ili celi blokovi u standardnim dijalozima. Time se kontroliše svaka lokalna instalacija. Štaviše, pošto se paket uobičajeno instalira na radnoj stanici nezavisno od korisnika, moguće je preneti deo korisničkog profila Office korisnika na mrežni disk i tako obezbediti tzv. "putujuće korisnike", tj. mogućnost da korisnik radi u poznatim uslovima (lokacije datoteka, jezik paketa, šabloni...) bez obzira ispred koje radne stanice mreže je seo.

Podešavanje instalacionog sadržaja IE5

Posebne opcije za korisnika se podešavaju u nekoliko koraka. Instalacioni sadržaj se priprema u programu Custom Installation Wizard. On, na osnovu 17 dijaloga, formira transform skript koji pri instalaciji definiše nove default vrednosti. Intervencije se mogu izvoditi i naknadno, kroz Policy Editor. U ovom programu se može ići do detalja, pa recimo definisati koji asistent da se pojavljuje, sprečiti snimanje i poziv makroa, zabraniti Save as HTML...

Poseban deo ORK-a čine probne verzije programa za podešavanje instalacionog sadržaja Internet Explorer-a 5, pod zajedničkim nazivom The Internet Explorer Administration Kit. Čine ga IAEK Profile Manager i IE Customization Wizard, alati namenjeni Internet provajderima koji mogu unapred da podese IE tako da odgovara njihovom sistemu. Za postizanje njihove pune funkcionalnosti ovih komponenti treba kontaktirati Microsoft i dobiti aktivacione ključeve koji će omogućiti snimanje svih izvršenih promena.

Ostali ORK alati

Osim ključnih programa koji se odnose na direktno upravljanje strukturom Office-a, ORK sadrži i nekoliko pomoćnih alata - svaki od njih će vam ponekad dobro doći. Prava je šteta što ovi alati nisu deo standardnog instalacionog paketa, jer za njih treba da bude zainteresovana najšira populacija korisnika Office-a, ne samo oni po firmama.

Profile Wizard

Verovatno najkorisniji među takvim alatima jeste Profile Wizard - dragoceni program koji će vam pomoći prilikom reinstalacije sistema. U prvom prolazu Profile Wizard će "uhvatiti" datoteke koje se odnose na podešavanja Office programa: šablone, stanja toolbar-ova, definisane opcije rada programa, datoteke custom rečnika... i snimiti ih u jedan fajl koju možete smestiti na disketu (moja datoteka podešavanja je bila duga oko 670 KB). Nakon reinstalacije Office-a, isti program će poslužiti da na osnovu sačuvane datoteke vratite sve Office programe u željeno radno stanje. Čitavu proceduru tako obavljate za samo nekoliko minuta, što predstavlja ogroman dobitak u odnosu na ručno postavljanje brojnih parametara. Čak i ako ne planirate reinstalaciju Office-a, nije loše da povremeno snimite stanje paketa i da tako nastali fajl uvrstite u listu za redovni backup.

Removal Wizard je namenjen čišćenju sistema od ostataka prethodnih verzija Office-a. Iskusniji korisnici neće "tek kako" preći sa jedne verzije programa na drugu, pogotovo ako je nova verzija tek stigla na tržište, jer se zbog nekompatibilnosti ili grešaka u programu može upasti u neprijatnu situaciju. Zbog toga su mnogi korisnici pri instalaciji Office-a 2000 sačuvali i Office 97. Vremenom stari programi prestaju da se koriste i čine beskoristan, a obiman sadržaj na disku, pa ih je pogodno ukloniti. Program se koristi jednostavno i znatno je bezbedniji od ručnog brisanja stare verzije.

Osnovni jezik i pomoć

Office 2000 se distribuira kao jedinstven paket na raznim tržištima i sadrži osnovne module za većinu evropskih jezika. Posebne verzije (tačnije: dodaci) postoje samo za neka specifična tržišta, mahom zbog "neobičnih" pisama. Da bi alati za lokalne jezike radili valjano (provera spelovanja, gramatika, hifenacija...), potrebno je da Office bude instaliran sa opisom odgovarajućeg jezika. Ukoliko jezik niste blagovremeno definisali, moguće je to učiniti i kasnije, uz pomoć programa Language Version. Dovoljno je izabrati novi jezik, pripremiti instalacione CD-ove Office-a i pustiti da se promene izvrše. Treba znati da se promenom podrazumevanog jezika Office-a mogu izgubiti neka podešavanja, kao što su custom rečnik, AutoText tabela i opisi u šablonima, pa je dobro da te datoteke prethodno prekopirate na sigurno mesto.

Unbind Binders Utility "razbija" Binder (OBD) datoteke bez ulaska u sam program. Reč je o mogućnosti da organizujete više datoteka u formatu programa Word, Excel, PowerPoint, Project ili Visio u jedan "povez", u željenom redosledu i sa mogućnošću štampanja kao da je reč o "superdokumentu". Binder nije stekao veću popularnost, a najviše ga koriste oni kojima je zgodno da na ovaj način arhiviraju poslove izvedene pomoću više Office datoteka.

Podešavanje opcija za instalaciju

HTML Help Workshop je integrisani sistema i kompajler namenjen konverziji HTML datoteka u Help u CHM formatu. Prisustvo ove alatke nije slučajno: ORK objašnjava metode i postupke angažovanja specijalnih sistema pomoći za korisnike u korporativnoj mreži. Taj sistem se može delimično izvesti direktnim povezivanjem ASP stranica na intranet serveru (optimalno za privremene potrebe), a delom to mogu biti CHM datoteke posebno prilagođene stalnoj upotrebi.

Excel Tools je neveliki, ali korisni skup od četiri add-in modula koji bi trebalo da budu deo osnovne distribucije Excel-a. Date Watch je, primera radi, "nadzornik" koji će reagovati na sve unose ili obrade datuma. Na primer, datum unet u obliku dd.mm.yy automatski će prevesti u dd.mm.yyyy, kako bi se izbegle nedvosmislenosti. Date Migration Wizard će pregledati ranije formiranu radnu svesku i formirati izveštaj o mogućim dvosmislenim datumima u sadržaju. Bude li ih, angažovaćete Date Fix Wizard: kada otvorite stariju radnu svesku, pozivom ovog "čarobnjaka" možete definisati da li će svim ispisanim datumima biti dodat prefiks 19 ili 20, ili zadati "prelomnu" godinu koja će odrediti razliku između vekova. Konačno, modul Recreate active workbook prevodi sadržaj radne sveske u novu, pritom se rešavajući "prljavštine" (nepotrebnih informacija) i rešavajući razne problemi nastale zbog kolizije podataka.

Još nešto za administratore

Pomenimo još dve komponente ORK-a koje bi mogle biti korisne administratorima ozbiljnih korporativnih mreža. Jedan od bitnih problema velikih mreža je održavanje radnih stanica, a druga briga koju administrator mora da vodi je količina saobraćaja "na žici". Optimalni način održavanja mnogo radnih stanica u mreži jeste angažovanje System Management Server-a, administratorske strukture kojom se može upravljati doslovno svakim detaljem radne stanice.

Relevantni detalj u primeni Office-a su forsirana instalacija i održavanje programa. To se može izvesti uz pomoć odgovarajućih unapred pripremljenih šablona tzv. program definition file skriptova (PDF - nemojte mešati ovu ekstenziju sa poznatim formatom datoteke za Acrobat Reader), koji su na ORK CD-u dati za osnovne programe i to u varijantama za SMS verzije 1.2 i 2.0. Na sajtu ORK se mogu pronaći i razni opcioni PDF skriptovi posebnih namena.

Terminal Server Tools je skup informacija potrebnih za podešavanje parametara Office-a na klijentskim računarima koji rade kao terminali (ako je reč o NT 4 Terminal Server-u ili opciji Windows 2000 Server-a). Jedan od priloga je transform skript koji eliminiše asistente i ostale "mrdalice" na interfejsu Office programa, kako bi se smanjio sav nepotrebni saobraćaj na mreži. Drugi prilog je informacija o načinu angažovanja Outlook-a u varijanti instalacije Corporate or workgroup u server-terminal ambijentu.

Ocena i preporuka

Ovaj međunaslov namerno sadrži dve neprikladne reči, ali njima želim da skrenem pažnju na način razmišljanja o paketu Office 2000 Resource Kit. Teško je ocenjivati nešto što vam je neophodno da biste mogućnosti osnovnog softvera iskoristili "do kraja", a bez nekih alata iz ORK-a je doslovno nemoguće izvesti deo poslova. To se pre svega odnosi na Custom Installation Wizard: zamislite pripremu specijalne mrežne instalacije Office-a koju ćete kasnije putem administracije radne stanice kroz SMS uputiti na svih stotinjak radnih stanica mreže kojom upravljate. Da li biste radili drugačije? U svakom ozbiljnom poslovnom okruženju koje koristi Microsoft Office, ORK je naprosto neophodan. ORK osim toga nema konkurenciju, pa je jedino pravo pitanje da li uopšte imate nameru da se bavite detaljima njegovog funkcionisanja.

Ako ste profesionalac sklon saznanjima o strukturi softvera, prateća dokumentacija je dragoceno štivo za vas. Ako ste napredni korisnik sklon eksperimentisanju, vrlo dobro će vam poslužiti skup "ličnih" alata kao što su Language Version ili Removal Wizard, da i ne govorimo o Profile Wizard-u. Nabavite, dakle, ovaj dragoceni paket koji nije skup ili barem posetite stranice posvećene Office Resource Kit-u na Web-u i ORK Toolbox će se naći u listi favorita vašeg browser. Ostaje mi samo da se pitam zbog čega barem deo alata iz ORK-a nije ugrađen u osnovnu distribuciju paketa Microsoft Office 2000.

Korisne adrese:
BS Procesor, Hadži Nikole Živkovića 2, Beograd, tel. 011/180-739
CET, Knez Mihailova 6/VI, Beograd, tel. 011/3281-614